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Règlement intérieur de l'entreprise : conditions d'opposabilité aux salariés

L’entreprise qui emploie habituellement 20 salariés et plus, doit adopter un règlement intérieur. Afin qu’il entre en vigueur et puisse être opposable aux salariés, l’employeur se doit d’effectuer certaines formalités de contrôle, dépôt et communication.

I – Définition et contenu

Le règlement intérieur (RI) est un document écrit rédigé par l’employeur.

Il revêt un caractère obligatoire dans les entreprises employant habituellement 20 salariés et plus (c. trav. art. L. 1311-2).

Son contenu s’impose à tout le personnel de l’entreprise, même embauché avant sa mise en application.

Sa mise à jour doit être régulière au moyen de notes de service ou de tout autre document comportant des obligations générales et permanentes sur des sujets qu’il aborde. Il peut également être modifié ou invalidé à la demande de l'inspecteur du travail ou d'un juge (à la suite d'un litige).

Le RI doit également préciser la date de son entrée en vigueur (au moins 1 mois après l’accomplissement de la dernière des formalités de dépôt et de publicité).

En respect des lois, règlements et conventions collectives applicables, il ne peut contenir que des dispositions relatives :

- à l’hygiène et à la sécurité ;

- à la discipline ;

- aux garanties de procédure en matière de sanctions disciplinaires ;

- aux droits de la défense des salariés ;

- aux harcèlements moral et sexuel ;

- aux agissements sexistes ;

- au principe de neutralité dans l’entreprise.

Une sanction ne peut être prononcée contre un salarié que si elle est expressément prévue par le RI, notamment quant à ses modalités, et les dispositions de ce document ne peuvent entraîner ni discrimination, ni inégalité parmi le personnel.

Les restrictions imposées aux salariés doivent donc être justifiées par la nature de l’activité à réaliser et proportionnées au but recherché.

II – Procédure d’élaboration

1) L’avis du comité social et économique (CSE)

Suite à la rédaction ou à la modification du règlement intérieur, le comité social et économique (ou CE ou DP, et CHSCT, si le CSE n’est pas en place) doit être saisi afin d’émettre un avis sur le projet. A défaut, celui-ci est nul et ne peut pas s’appliquer.

2) Le contrôle de l’inspection du travail

Le RI doit être transmis, en double exemplaire, à l’inspecteur du travail afin qu’il en contrôle la légalité des clauses, et être accompagné de l’avis des représentants du personnel.

3) Les formalités de dépôt et de communication

Le RI doit faire l’objet d’un dépôt auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes. Il convient également de le porter, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.

Attention : si l’une de ces formalités n’est pas effectuée, le RI est considéré comme inopposable aux salariés. L’employeur ne pourra pas se baser sur son contenu pour prendre une décision, par exemple disciplinaire ; et le licenciement prononcé sur cette base infondée sera jugé sans cause réelle et sérieuse.

Il est donc important pour le chef d’entreprise de conserver tous éléments nécessaires au respect des différentes démarches à accomplir, car, en cas de litige, si un salarié conteste, la charge de la preuve lui incombera.

La Cour de cassation, dans un arrêt de la chambre sociale du 21 juin 2018 (n° 16-22.803) a, en effet, jugé qu’il « revient à l’employeur de rapporter la preuve de l’exécution des formalités liées à la mise en place du règlement intérieur ».

Informations

Rédacteur
Christine RUBETTI
CONSULTANT COMMERCE

Date de publication
le 02/08/18 à 12:24

Thèmes
Droit social