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Frais de transport : quelle prise en charge par l'employeur ?

Selon le mode de transport utilisé par le salarié (vélo, voiture, moto…) pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, l’employeur peut être tenu ou non au remboursement d’une partie des frais engagés.

1) Les transports publics : prise en charge obligatoire

Tout employeur est tenu de rembourser au moins 50 % du montant des abonnements (tarif seconde classe) souscrits par ses salariés pour effectuer le trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail : transports en commun ou services publics de location de vélo.

Si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation du trajet (SNCF, RATP, bus…), l’employeur doit prendre en charge 50 % de ces différents titres.

Cela, même si le salarié a choisi un lieu de résidence anormalement éloigné de l’entreprise. En revanche, la prise en charge intervient sur la base de l’abonnement permettant le trajet le plus court.

Les salariés à temps partiel sont remboursés dans les mêmes conditions que ceux à temps plein, sauf si le nombre d’heures travaillées est inférieur à un mi-temps légal ou conventionnel. Dans ce cas, la prise en charge est proratisée par rapport à la durée du travail à temps complet. Il en est de même pour les salariés travaillant pour plusieurs employeurs.

Des justificatifs doivent être fournis (titres de transport, abonnements ou attestation sur l’honneur).

Ces remboursements ont la nature de frais professionnels et sont exonérés de charges sociales.

Le refus de prise en charge de l’employeur n’est possible que si :

  • il organise lui-même le transport du personnel ;
  • le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge obligatoire.

En dehors de ces cas, le refus de l’employeur l’expose à une amende de 750 €.

2) Les frais de carburant : prise en charge facultative

Elle intervient, de manière facultative, pour tout ou partie des frais de carburant ou d’utilisation de véhicules électriques, lorsque les intéressés ne peuvent pas utiliser les transports en commun (horaires atypiques, lieux non desservis).

Tous les salariés concernés doivent alors en bénéficier selon les mêmes modalités et en fonction de la distance domicile-travail.

Cette prise en charge s’effectue par :

  • accord entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives lorsque l’entreprise est soumise aux négociations obligatoires ;
  • décision unilatérale de l’employeur, dans les autres cas, après consultation de CSE, ou du CE, ou des DP.

Sont exclus du bénéfice de cette prise en charge ceux :

  • qui bénéficient d’un véhicule mis à leur disposition permanente aux frais de l’employeur ;
  • qui sont logés de telle sorte qu’ils ne supportent pas de frais de transport pour se rendre à leur travail ;
  • dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

Cette participation est exonérée de charges sociales dans la limite globale (l’indemnité kilométrique pouvant s’ajouter) de 200 € par an et par salarié.

3) Les frais liés à l’usage d’un vélo : prise en charge facultative

Pour les salariés usant de leur vélo personnel (électrique ou pas), la prise en charge de tout ou partie des frais engagés dans les mêmes conditions que pour les frais de carburant, est facultative pour l’employeur.

Le montant de l’indemnité est fixé à 0,25 centime d’euro par kilomètre.

Elle peut être cumulée avec le remboursement des abonnements en cas de trajet de rabattement (le plus court) vers une gare ou une station.

Ce remboursement est exonéré de charges sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié, de cotisations d’origine légale ou conventionnelle et d’impôt.

Informations

Rédacteur
Christine RUBETTI
CONSULTANT COMMERCE

Date de publication
le 09/08/18 à 11:20

Thèmes
Droit social